Privacyverklaring

PRIVACYVERKLARING H.Z.ZIAN

H.Z.ZIAN hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. 

H.Z.ZIAN houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy Policy;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als H.Z.ZIAN zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onderaan dit document.

Persoonsgegevens van leden in de ruimste zin van het woord.

Persoonsgegevens van leden omvatten ook persoonsgegevens van ouders/voogd in het geval van minderjarige leden.

Persoonsgegevens van leden worden door H.Z.ZIAN verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Vast te kunnen stellen wie lid zijn van de vereniging;
  • Financiële verplichtingen te kunnen verwerken en gelden te kunnen innen, waaronder de noodzakelijke administratie voor automatische incasso;
  • Te kunnen voldoen aan de wettelijk verplichte bewaartermijn voor de financiële administratie van zeven jaar en de eisen die de wet aan deze administratie stelt;
  • Leden in staat te stellen zwemdiploma’s te behalen en leden en ouders te informeren over de voortgang;
  • Deel te nemen aan (sport-)activiteiten van de vereniging;
  • Deel te nemen aan sportactiviteiten bij andere organisaties waarvoor de vereniging leden inschrijft die hebben aangegeven aan die activiteiten te willen deelnemen; hiervoor worden noodzakelijke gegevens ook verstrekt aan die andere organisaties;
  • Kader te kunnen begeleiden, op te leiden en in te zetten;
  • Te kunnen voldoen aan de wettelijke eisen van subsidieverstrekking ;
  • Geschiedschrijving van de vereniging te kunnen verrichten, daaronder begrepen doch niet uitputtend beschreven de wettelijk verplichte jaarverslagen voor de algemene ledenvergadering, persverklaringen, wedstrijdverslagen en de publicatie van wedstrijdresultaten op de website van de vereniging en in sociale media uitingen van devereniging, foto’s behorende bij evenementen van de vereniging en wedstrijden en evenementen waaraan is deelgenomen;
  • Te kunnen voldoen aan andere wettelijke verplichtingen vastgelegd in nationale of internationale wetgeving.

Grondslag voor de persoonsgegevens van leden is:

  • Het inschrijfformulier zowel fysiek als digitaal;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan H.Z.ZIAN de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Naam (N) (Ook wel gesplitst in Voornaam, Tussenvoegsel en Achternaam)
  • Adres (A) en woonplaats (W)
  • E-mailadres (E)
  • telefoonnummer(s) (T)
  • Geboortedatum
  • Bankgegevens
  • Toestemmingsbewijs om gegevens te verwerken
  • Begindatum en einddatum lidmaatschap
  • Statuswijzigingen lidmaatschap
  • Gegevens over taken en functies vervuld binnen de vereniging (taak, begindatum eneinddatum)
  • Gegevens van behaalde prijzen en erkenningen met datum van uitreiken
  • Gegevens over zwem- en zwemsportdiploma’s
  • Gegevens over de voortgang binnen het leszwemmen of de sport
  • Wedstrijdresultaten
  • Startnummer
  • Pasfoto, indien noodzakelijk voor deelname aan sportactiviteiten en van kaderleden en officials
  • Foto’s van activiteiten, evenementen en wedstrijden

Persoonsgegevens van Medewerkers

Persoonsgegevens van medewerkers worden door H.Z.ZIAN verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Uitvoering geven aan de afgesloten arbeidsovereenkomst c.q. vrijwilligersovereenkomst.

Grondslag voor de persoonsgegevens van medewerkers is:

  • De arbeidsovereenkomst en/of vrijwilligersovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan H.Z.ZIAN de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Naam (N) (Ook wel gesplitst in Voornaam, Tussenvoegsel en Achternaam)
  • Adres (A) en woonplaats (W)
  • E-mailadres (E)
  • telefoonnummer(s) (T)
  • Geboortedatum;
  • Verklaring omtrent gedrag (VOG);
  • Bankgegevens;
  • Salarisgegevens (alleen in het geval van een arbeidscontract);
  • Kopie ID (alleen in het geval van een arbeidscontract);
  • BSN-nummer (alleen in het geval van een arbeidscontract).

Verwerking van persoonsgegevens

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • Het verzorgen van de ledenadministratie in de meest ruime zin van het woord;
  • Het verzorgen van de (financiële) administratie inclusief het verzorgen van de ledenkaarten;
  • Het verzorgen van voortgangsadministratie van de leden die zwemles genieten.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder
zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met
derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. 

Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 18 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. Na meerderjarig zijn worden de gegevens van de ouders verwijderd.

Bewaartermijn

H.Z.ZIAN bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Gedurende de periode dat men een contract heeft dan wel lid is van de vereniging en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens H.Z.ZIAN van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • We anonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe,dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen
Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens H.Z.ZIAN
Postbus 61020
2506 AA Den Haag
bestuur@hzzian.nl